タイムマネジメント



当たり前のことですが1日は24時間と決められています。しかし、時により1日が長く感じたり、逆に短く感じることもあります。また、同じように時間が与えられていても、効率よくスピーディーに対応出来る人と、中々能率が上がらない人がいます。この差は何が原因なのか、タイムマネジメント=時間管理が出来ない人は以下を読み、何が問題なのかを掘り下げてください。
1.時間管理が出来ない人の行動パターン
まず初めに私がよく目にする時間管理が出来ない人のパターンを3つの角度からご紹介しましょう。
(1)今日やるべきことが明確になっていない
行き当たりばったりに、今日を迎えてしまう典型的に仕事が出来ない人のパターンです。アポが入っている場合はその時間を過ごしますが、1件の商談で自ら時間制約をしないので終わりがなくなり、相手が話し好きの人であれば限りなく長時間続いてしまいます。なぜ、このようになるかと言えば、今日やるべきことが明確になっていないからです。
(2)優先順位がついていないので、どこから手をつけていいのかがわからない。
一歩譲って、今日やるべきことを箇条書きしているとしましょう。それでも今日の着手
項目に優先順位が付けられていないので、ただただ忙しいとつぶやき、捗らないケースです。この方は今日解決しなければならない事項を、明日に伸ばしてしまう常習犯でお客様や上司に迷惑をかけるタイプです。
(3)時間配分の概念がないので、のんべんだらり化してしまう。
そもそも時間管理が出来ない人は時間配分の概念がないので業務の基本姿勢が、のんべんだらりと化しています。いつも残業が多い人によく見られるケースで、このタイプは着手事項にどのくらいの時間がかかるかを予測しようともしませんので時間を浪費してしまいます。時間配分が出来ないということは着手項目に終わりの時間=何時までに仕上げるという概念が欠落していますので集中力が発揮できず、いつまでも続けている現象が発生します。
以上、時間管理が出来ないパターンを列記しました。一つでも該当する方は以下2の内容をしっかりと把握してください。
2.時間管理は前日に明日やるべきことを棚卸しすること
今日を、より充実した仕事をするためには前日が勝負なのです。では前日に何をしなくてはならないのか?
(1)明日やるべきことを挙げられるだけ挙げましょう。
前日に明日を想定しながら、やらなければならないことを箇条書きでいいですから列記します。
例えば・A社見積作成 ・B社部長へTEL ・C社納品物チェック ・D社プレゼン資料作成 ・部長懇談用資料作成 ・E社へ案内メール ・下半期売上草案 ・チーム役割分担表、・新商品研究 ・売上アップ策検討等々、タイトルだけでいいですからノートに書き込むのです。
(2)優先順位をつける
列記が終わったら(1)の内容に優先順位を付けていきます。①②③④と処理しなければならない順番を付けます。例えばA社見積作成からE社へ案内メールまでは絶対に今日中に処理が必要だとすると順番は上位に来ます。その中でもE社へのメールは朝一番で出す必要があるとすればこれが①番になります。また、下期売上草案から後の項目は明日中に処理すべきことではないけれど、時間が余ったら着手しようと決めるのです。
(3)時間配分を行う
優先順位番号にそれぞれ時間配分を記し、大幅にぶれないようにします。例えば①A社見積9:00~10:00、②C社納品チェック10:00~10:30、③D社プレゼン資料10:30~12:00といった具合に具体的な時間を決めて行きます。時間を設定することの効果は何かと言うと、集中力を増すためです。時計との闘いの中で自分でも信じられない集中力が発揮され、速やかに処理出来る習慣が身に着きます。
(4)必ず休憩時間を設定し、緩急をつける。
決められた着手事項と次の項目の間に5分でもいいですから休憩の時間も挟むと緩急が付けられ、より集中力が発揮できます。
3.時間管理が出来るようになるトレーニング
時間管理が出来ない人はこれから述べるトレーニングをお薦めします。
(1)休日に時間概念を入れること
休日は仕事から解放され、朝、目覚まし時計をかける方は多くはありません。目が覚めた時が起床時間であり、ぼーっとテレビを見て、朝食と昼食を一緒に摂るというようなパターンではないでしょうか。しかし、伸びるビジネスマンは休日ですらも、見事に時間管理しているというのが多くの優秀なビジネスマンを見て来た私の結論です。
前出した内容に添って、土日であっても着手事項を列記します。まず前日に、明日の予定を1時間単位で手帳に書き込みます。例えば10:00起床、10:30朝食、11:00~12:00TV
12:00~14:00仕事の整理 14:00~15:00読書 15:00~16:00買い物 16:00移動 17:00~20:00友人と飲み会 21:00帰宅 21:00~23:00TV 23:00風呂 来週の準備 24:00就寝という具合に遊びも含めて1日をタイムスケジュール化して行きます。
思い出してください。学生の頃、1時限、2時限・・・と過密スケジュールの中でそれぞれの学科を勉強したはずです。無論、学校サイドの強制力によって出来たことではありますが、時間が決められていたからこそ、多くの事が勉強出来たわけです。今度はあなた自身が「山田太郎」学校の教務主任となって自らのスケジュールを作るのです。
(2)着手事項を増やす
時間で動く習慣が出来たら少しずつでいいですから、その日の着手事項を増やして行きます。よく、「忙しい人に仕事を頼め」といわれます。忙しい人は自らのやるべきことが整理されており、優先順位や時間配分がしっかりと確立されていますから、新たな仕事が入っても、こじ開けるように時間確保をしてしまいます。ゆえにどんなに忙しくとても頼まれた仕事を卒なくこなすのです。人間のキャパシティーは自分で勝手に決めていることが多く、「俺にはこんな量の仕事は無理だ」と決めつけているものです。しかし、時間管理の習慣がつくと、どれだけ多くの仕事をこなせるかわかりません。大事なことは前日に、可能な限り明日やるべきことを箇条書きする習慣をつけることです。
(3)暇な時間を作らない
空白の時間を作らないことが、暇を退治する方法です。休憩、遊び、何でもいいですから24時間という時間軸にやるべきことが決まっていないことを無くすことです。時計を意識して動く習慣とも言えます。それが出来るようになると1日が充実して来ます。それはなぜかというと、着手事項に対する達成感があるからです。今日、決めたことはすべてやり切ったという自分自身に対する慰労があるからです。
4営業マンの時間管理
営業マンは商談件数を増やさないと仕事になりません。売上は商談件数に比例すると言っても過言ではないでしょう。以下、駄目な営業マンのアポの取り方を紹介しながら理想的な営業マンの時間管理の術を示します。
○1日1件のアポは非効率~アポは集中して1日最低3件入れる。
お客様とのアポが取れました。今日は午後1時のアポです。明日も1件、明後日も1件
です。彼は今日、昼前11時に会社を出て最寄り駅で昼食を摂り、1時間の商談を終えて帰社したのが午後3時でした。
こんなことをやっている営業マンは絶対に売上を伸ばすことは出来ません。3日を費やして商談はたったの3件。このケースは3日間に渡るアポを1日に集約して1件目11時、2件目1時、3件目3時と集中させてしまうのです。
そして出掛けるところがない日は内勤日と決め、資料作成、アポのTEL作戦といった形でメリハリをつけて行動計画を立てるのです。また、1件目11時、2件目5時などというアポの取り方をしてはいけません。昼間の5時間が空白になり、喫茶店やパチンコ屋でたむろするばかりだからです。無論、アポはお客様の都合で決まるものですが、こちらのスケジュールに相手を合わせる姿勢が大事です(カンパニータンク誌より抜粋)

当たり前のことですが1日は24時間と決められています。しかし、時により1日が長く感じたり、逆に短く感じることもあります。また、同じように時間が与えられていても、効率よくスピーディーに対応出来る人と、中々能率が上がらない人がいます。この差は何が原因なのか、タイムマネジメント=時間管理が出来ない人は以下を読み、何が問題なのかを掘り下げてください。

1.時間管理が出来ない人の行動パターン

まず初めに私がよく目にする時間管理が出来ない人のパターンを3つの角度からご紹介しましょう。

(1)今日やるべきことが明確になっていない

行き当たりばったりに、今日を迎えてしまう典型的に仕事が出来ない人のパターンです。アポが入っている場合はその時間を過ごしますが、1件の商談で自ら時間制約をしないので終わりがなくなり、相手が話し好きの人であれば限りなく長時間続いてしまいます。なぜ、このようになるかと言えば、今日やるべきことが明確になっていないからです。


(2)優先順位がついていないので、どこから手をつけていいのかがわからない

一歩譲って、今日やるべきことを箇条書きしているとしましょう。それでも今日の着手

項目に優先順位が付けられていないので、ただただ忙しいとつぶやき、捗らないケースです。この方は今日解決しなければならない事項を、明日に伸ばしてしまう常習犯でお客様や上司に迷惑をかけるタイプです。

(3)時間配分の概念がないので、のんべんだらり化してしまう。

そもそも時間管理が出来ない人は時間配分の概念がないので業務の基本姿勢が、のんべんだらりと化しています。いつも残業が多い人によく見られるケースで、このタイプは着手事項にどのくらいの時間がかかるかを予測しようともしませんので時間を浪費してしまいます。時間配分が出来ないということは着手項目に終わりの時間=何時までに仕上げるという概念が欠落していますので集中力が発揮できず、いつまでも続けている現象が発生します。

以上、時間管理が出来ないパターンを列記しました。一つでも該当する方は以下2の内容をしっかりと把握してください。


2.時間管理は前日に明日やるべきことを棚卸しすること

今日を、より充実した仕事をするためには前日が勝負なのです。では前日に何をしなくてはならないのか?

(1)明日やるべきことを挙げられるだけ挙げましょう。

前日に明日を想定しながら、やらなければならないことを箇条書きでいいですから列記します。

例えば・A社見積作成 ・B社部長へTEL ・C社納品物チェック ・D社プレゼン資料作成 ・部長懇談用資料作成 ・E社へ案内メール ・下半期売上草案 ・チーム役割分担表、・新商品研究 ・売上アップ策検討等々、タイトルだけでいいですからノートに書き込むのです。


(2)優先順位をつける

列記が終わったら(1)の内容に優先順位を付けていきます。①②③④と処理しなければならない順番を付けます。例えばA社見積作成からE社へ案内メールまでは絶対に今日中に処理が必要だとすると順番は上位に来ます。その中でもE社へのメールは朝一番で出す必要があるとすればこれが①番になります。また、下期売上草案から後の項目は明日中に処理すべきことではないけれど、時間が余ったら着手しようと決めるのです。


(3)時間配分を行う

優先順位番号にそれぞれ時間配分を記し、大幅にぶれないようにします。例えば①A社見積9:00~10:00、②C社納品チェック10:00~10:30、③D社プレゼン資料10:30~12:00といった具合に具体的な時間を決めて行きます。時間を設定することの効果は何かと言うと、集中力を増すためです。時計との闘いの中で自分でも信じられない集中力が発揮され、速やかに処理出来る習慣が身に着きます。


(4)必ず休憩時間を設定し、緩急をつける。

決められた着手事項と次の項目の間に5分でもいいですから休憩の時間も挟むと緩急が付けられ、より集中力が発揮できます。


3.時間管理が出来るようになるトレーニング

時間管理が出来ない人はこれから述べるトレーニングをお薦めします。

(1)休日に時間概念を入れること

休日は仕事から解放され、朝、目覚まし時計をかける方は多くはありません。目が覚めた時が起床時間であり、ぼーっとテレビを見て、朝食と昼食を一緒に摂るというようなパターンではないでしょうか。しかし、伸びるビジネスマンは休日ですらも、見事に時間管理しているというのが多くの優秀なビジネスマンを見て来た私の結論です。

前出した内容に添って、土日であっても着手事項を列記します。まず前日に、明日の予定を1時間単位で手帳に書き込みます。例えば10:00起床、10:30朝食、11:00~12:00TV

12:00~14:00仕事の整理 14:00~15:00読書 15:00~16:00買い物 16:00移動 17:00~20:00友人と飲み会 21:00帰宅 21:00~23:00TV 23:00風呂 来週の準備 24:00就寝という具合に遊びも含めて1日をタイムスケジュール化して行きます。

思い出してください。学生の頃、1時限、2時限・・・と過密スケジュールの中でそれぞれの学科を勉強したはずです。無論、学校サイドの強制力によって出来たことではありますが、時間が決められていたからこそ、多くの事が勉強出来たわけです。今度はあなた自身が「山田太郎」学校の教務主任となって自らのスケジュールを作るのです。


(2)着手事項を増やす

時間で動く習慣が出来たら少しずつでいいですから、その日の着手事項を増やして行きます。よく、「忙しい人に仕事を頼め」といわれます。忙しい人は自らのやるべきことが整理されており、優先順位や時間配分がしっかりと確立されていますから、新たな仕事が入っても、こじ開けるように時間確保をしてしまいます。ゆえにどんなに忙しくとても頼まれた仕事を卒なくこなすのです。人間のキャパシティーは自分で勝手に決めていることが多く、「俺にはこんな量の仕事は無理だ」と決めつけているものです。しかし、時間管理の習慣がつくと、どれだけ多くの仕事をこなせるかわかりません。大事なことは前日に、可能な限り明日やるべきことを箇条書きする習慣をつけることです。


(3)暇な時間を作らない

空白の時間を作らないことが、暇を退治する方法です。休憩、遊び、何でもいいですから24時間という時間軸にやるべきことが決まっていないことを無くすことです。時計を意識して動く習慣とも言えます。それが出来るようになると1日が充実して来ます。それはなぜかというと、着手事項に対する達成感があるからです。今日、決めたことはすべてやり切ったという自分自身に対する慰労があるからです。


4、営業マンの時間管理

営業マンは商談件数を増やさないと仕事になりません。売上は商談件数に比例すると言っても過言ではないでしょう。以下、駄目な営業マンのアポの取り方を紹介しながら理想的な営業マンの時間管理の術を示します。

○1日1件のアポは非効率~アポは集中して1日最低3件入れる。

お客様とのアポが取れました。今日は午後1時のアポです。明日も1件、明後日も1件

です。彼は今日、昼前11時に会社を出て最寄り駅で昼食を摂り、1時間の商談を終えて帰社したのが午後3時でした。

こんなことをやっている営業マンは絶対に売上を伸ばすことは出来ません。3日を費やして商談はたったの3件。このケースは3日間に渡るアポを1日に集約して1件目11時、2件目1時、3件目3時と集中させてしまうのです。

そして出掛けるところがない日は内勤日と決め、資料作成、アポのTEL作戦といった形でメリハリをつけて行動計画を立てるのです。また、1件目11時、2件目5時などというアポの取り方をしてはいけません。昼間の5時間が空白になり、喫茶店やパチンコ屋でたむろするばかりだからです。無論、アポはお客様の都合で決まるものですが、こちらのスケジュールに相手を合わせる姿勢が大事です(カンパニータンク誌より抜粋)



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