毎日使う手帳や業務ノートのつけ方を工夫することによって、売上をアップさせ、業務効率を格段に上げることが可能です。今回は皆さんが毎日つけている手帳の使い方を、今一度見直し改善を促すための手法をお届け致しましょう。
○あなたは手帳にスケジュールだけしか書いていませんか？
通常、手帳と言えば「いつ」「誰と」「何を」というアポイントを書き込むスケジュールであったり、備忘録と言って忘れないためのメモが一般的な管理の仕方ですね。ところがこのアポイントだけの手帳管理手法に、実は大きな落とし穴があるのに気づく人は多くはありません。
私もかつてはスケジュールだけの薄い手帳を使用していました。しかし、役職が上がり、着手しなければならない事項が増えて行くに従い、「漏れ」「忘れ」を招き、失敗を繰り返しました。どうしたら漏れを無くし、先手の営業が出来るのかを追求して行った際、スケジュール管理の手法を変えることにたどり着いたのです。ではどのようにしたら良いのかを以下、３点に渡って述べて参りましょう。
１ 明日やるべきことを前日に書き出すこと
明日のアポイントを見つめながら、明日やるべきことを書き出すことです。これが毎日、できるようになると、明日が楽しみになり、明日の気合が変わり、集中力が増し、抜け、漏れがなくなり、先手が打てるようになり、売上伸長の手応えを感じるようになります。
例えば、
・A社○○部長へTEL ・部下５名の役割分担表 ・新商品プレゼン内容確認
・部下週報チェック ・D社プレゼン資料確認 ・B社見積り完成
・部下山本への提言 ・商品確認 ・先週の売上伝票チェック・W社部長へTELアポ
・経理より２万円仮払い
等々、思いつく限り、どんな小さなことでも構いませんので、明日やるべきことを書き出してください。営業とは如何に漏れなく先手を打ち続けることが出来るか、明日を先取りして、手数・足数の総量を増やすことが出来るか、その集大成が売上数字となって現れて来ます。ですから前日に、必ず明日の着手事項を出来るだけ多く書き出す習慣をつけてください。その際、記述した着手事項は４つに分類出来ます。
①急がねばならないこと
②今日中にやればよいこと
③明日以降になっても構わないこと
④時期は決まってはいないが考えねばならないこと
①の「急がねばならないこと」は朝から着手すべき最重要課題とも言えますし、絶対に忘れていけない項目です。脳に重要だということを植え付けるべく、赤ペン等を用いて、重要度を認識させます。第一番にやるように心掛けてください。
②の「今日中にやればよいこと」は急ぎではないけれど、帰る時までに着手すべき項目ですから、これを終えずして帰宅してはいけません。たとえ、残業になってもやりきりましょう。
③の「明日以降になっても構わないこと」は必ずしも今日着手する必要はないが、やっておかなくてはならない項目です。しかし、いつかはやらねばならないことですので、余り先送りせずに、早め早めに取り組むために書き出すことです。
④の「時期は決まっていないが考えねばならないこと」は施策する習慣づけとも言える重要なテーマです。何となく漠然とあなたの頭の中にある課題や問題点をノートに箇条書し、より鮮明にする習慣付けです。こちらは後の項で詳しく述べましょう。
この手法は明日のやるべきことを全棚卸しして、あなたの頭の中をきれいに整理するためのものでもあり、４つに分類にすることによって、更に漏れのない先手の営業が展開出来るようになります。是非、試してみてください。
２ 商談や会議に必要な準備事項をすべて書き出す
例えば、明日の予定が AM１０：００ A社訪問だとしましょう。たった１軒のアポイントであっても準備しなければならない項目は多々あるはずです。
①A社見積もり確認 ②価格表 ③発注書雛形 ④新商品サンプル
⑤技術体制のチェック ⑥納期確認 ⑦トップ階段の日程調整 ⑧接待日の確定
等々、ざっと挙げただけでも８つの準備項目が挙げられました。
つまり、手帳に１０：００ A社訪問と書いただけでは、上記項目のどれかが漏れてしまい、この漏れが商談を失敗させ、売上を伸ばすタイミングを逸してしまうのです。
次に会議に触れましょう。
例えば 明日９：００課ミーティングがあったとしましょう。あなたは課長です。準備項目を書き出すと以下が挙げられました。
①５名の部下の１週間の報告 ②今月中旬までの売上見込み ③新商品プレゼン検討
④会社全体の伝言事項 ⑤部長よりコメント ⑥部下山本への総括
このケースはあなたが課長で主催者であるわけですから、会議で行う事項を綿密に書き上げ、漏れがないようにしっかりと事前準備をすることが大切です。会議は部下を育てる格好の場面であるわけですから、会議の前にはやるべきことを書き出してみてください。
会議は毎週、毎月定期的に行われることが常です。しかも式次第は毎回同じになる傾向があり、どうしてもマンネリに陥る傾向があります。会議の開催側でない人はメモ帳だけ持参するケースもよく見られます。こうなると末期症状で、ここに最大の問題があります。
例えば、①１週間動いて感じたこと ②成功例、失敗例 ③効果的だった資料・見せ方・トーク ④顧客の変化 ⑤大口契約に発展する匂い、契約の兆し ⑥クレーム
等々、受身で臨むではなく、感想、問題点、提案事項という、お土産を持参して参加するようにしなくてはいけません。「また長い会議が始まるな」と後ろ向きになることなく、一回一回の会議を良くするための場面と捉えて、開催する側の人も、役職のない人も、会議には必ず目的を持たせ、細かく着手事項を書き出す習慣をつけてください。確実に売上数字となって現れます。
３ 考えねばならないことを箇条書きにする
営業マンにはやるべきことが多々あります。また、考えねばならないことも山積みのはずです。ところがそうした課題や問題点が頭の中にあるだけだと、一向に解決の糸口は見いだせません。メモ書きでいいので書き出してみることです。
例えば、「S社攻略の手立て」という、考えねばならないテーマを手帳に記入しておき、思索が出来る時間に以下のように書き出します。
・○○部長ともっと親密に ・担当部下の交代か →山本から飯島へ
・次なる受注計画の練り直しか ・一回の発注料を二倍に そのためには
①ストック在庫の重要性促す ②市場拡大の提案 ③サンプル品の増加
という具合に頭に漠然と描いていることを、文字にして書き連ねることです。こうした習慣をつけて行くとループしていた思索が一挙に解を見出し、思いがけない戦略戦術を生むことがあります。大切なことは「考える習慣」、「もっとどうしたら良くなるのか」、「もっといいやり方はないか」、「現状の手法でいいのだろうか」等々、このような現状に満足しない視点を持つことが大事です。人間はある程度、及第点がつけられる業務が行われていると、どうしても満足してしまう傾向があります。ここが落とし穴です。本来はもっと売上を伸ばせるはずであるのに、本人は気が付きません。現状満足病とも言えます。問題意識はこれでいいという境界はないわけで、意識を研ぎ澄ませて行けば、必ず伸びしろはあるものです。
手帳革命の手法は決して難しいことではありません。前日の業務終了後に明日のアポイントを見つめ、そこから関連付けて、やることを書き出すだけです。慣れてくると次々と列記できるようになりますからご安心を（カンパニータンク誌より抜粋）（更なる詳細は後藤裕人著書、「営業マンは手帳より100円ノートを持ちなさい」こう書房で）
